DM（ダイレクトメール）は、新商品のお知らせやイベント案内、キャンペーン告知など、今でも多くの企業で活用されている販促手法です。
「デザインができた」「印刷が終わった」とひと安心したものの、実はそこからが本番だった――。
DM発送を担当したことがある方なら、一度はそんな経験があるのではないでしょうか。

印刷物そのものよりも、発送までの準備に想像以上の時間を取られてしまうケースは少なくありません。今回は、DM発送の裏側にある「意外と時間がかかる5つの工程」をご紹介します。

工程1 宛名リストの確認・整理

まず必要になるのが発送先リストです。
住所の変更はないか、重複データはないか、発送対象から外す人はいないかなど、一つひとつ確認していきます。
Excelで管理している場合は、ちょっとした入力ミスや重複が思わぬトラブルにつながることもあります。
発送数が多くなるほど、この確認作業だけでもかなりの時間がかかります。

工程2 印刷物をそろえる

DMはチラシ1枚だけとは限りません。
パンフレットや申込書、クーポンなど、複数の印刷物を同封することもあります。
「全部そろっているか」「数量は足りているか」を確認しながら準備するだけでも、意外と手間がかかります。

工程3 封入・封緘作業

印刷物を封筒へ入れ、封をする作業です。
数十通ならそれほど大変ではありませんが、数百通、数千通となると話は別です。
単純作業だからこそ集中力が必要になり、封入漏れや入れ間違いにも気を配らなければなりません。
特に複数の印刷物を封入する場合は、確認作業の負担も大きくなります。

工程4 宛名の印字・発送準備

封筒へ宛名を印字したり、ラベルを貼ったりする工程です。
宛名がずれてしまったり、貼り間違えたりといったミスも起こりやすい作業です。
発送方法によっては郵便料金や仕分け方法も変わるため、事前の確認も欠かせません。差出方法や区分の仕方によっては料金の割引が適用されるケースもあり、発送数が多いほどその差は大きくなります。

工程5 郵便局への持ち込み

すべての準備が終わったら発送です。段ボールに詰めたDMを郵便局へ持ち込み、必要な手続きを行います。大量発送の場合は、発送方法の確認や仕分け作業など、最後の工程にも手間がかかります。
「やっと発送できた」と感じる頃には、一日が終わっていたという担当者の方も少なくありません。

一番もったいないのは「担当者の時間」

ここまでご紹介した工程は、どれも特別に難しい作業ではありません。
しかし、どれも人の手と時間が必要です。
DM発送の準備に追われている間、本来取り組むべき営業活動や企画、顧客対応に使えるはずの時間が、発送準備に奪われてしまうこともあります。
DMは販促のための手段ですが、その準備によって本来の業務が止まってしまっては、本末転倒です。

印刷だけでなく、発送まで任せるという選択

最近では、DMの印刷だけでなく

• 宛名印字
• 封入・封緘
• 発送手続き

まで一括で依頼する企業も増えています。
担当者は原稿や発送リストを確認するだけで済み、発送準備に費やしていた時間を、本来の業務に充てられるようになります。

まとめ

DMは「印刷して終わり」ではありません。
発送するまでには、さまざまな工程があり、その多くは担当者の時間と手間によって支えられています。
もしDM発送のたびに、「毎回この作業が大変だな」と感じているのであれば、発送までの工程全体を一度見直してみるのも一つの方法です。
印刷から宛名印字、封入・封緘、発送までをまとめて依頼することで、業務の負担を軽減し、より重要な仕事に時間を使うことができます。
東海共同印刷では、印刷だけでなく、宛名印字、封入・封緘、発送まで一貫して対応しています。
宛名リストのクレンジングや名寄せといったデータ整備も社内で対応しており、個人情報を含むデータもお預かりしたうえで処理します。工程1でご紹介したリスト確認の負担も、あわせてお任せいただけます。
「どこまで依頼できるのか知りたい」「今の発送方法を見直したい」というご相談だけでも構いません。
まずは現在の発送方法やお困りごとをお聞かせください。